أولاً: واجهة إدارة الوسوم
تتميز واجهة إدارة الوسوم بالبساطة والوضوح، حيث تتيح لك رؤية جميع الوسوم المضافة في النظام، ومعرفة مدى استخدامها، والتحكم بها بشكل كامل.
مكونات الواجهة الرئيسية:
- البحث والتصفية: يمكنك البحث عن وسم معين عبر شريط البحث المخصص، أو تصفية الوسوم حسب نوعها (مثل: المحادثات، العملاء، الطلبات) لتسهيل الوصول.
- جدول الوسوم: يعرض الجدول تفاصيل كل وسم تشمل:
- الوسم: اسم الوسم ولونه المميز.
- النوع: النطاق أو الوحدة التي يطبق عليها الوسم.
- الاستخدام: عدد مرات استخدام هذا الوسم وتطبيقه في النظام (مما يساعد في معرفة الوسوم الأكثر نشاطاً).
- الإجراءات: خيارات التعديل (أيقونة القلم)، أو الحذف (أيقونة السلة)، أو إدارة الصلاحيات الخاصة بالوسم (أيقونة المفتاح).
ثانياً: إضافة وسم جديد
تتيح لك المنصة إنشاء وسوم مخصصة غير محدودة لتلائم احتياجات نشاطك التجاري بدقة.
- الاسم (حقل إجباري): كتابة اسم معبر ومختصر للوسم (مثال: عميل مميز، شكوى تقنية، طلب مستعجل).
- النوع (حقل إجباري): تحديد نطاق عمل الوسم والوحدة التي سيظهر فيها.
- اللون: تخصيص لون فريد للوسم لسهولة تمييزه بصرياً داخل المحادثات والجداول. يمكنك الاختيار من لوحة الألوان الجاهزة، أو إدخال رمز لون مخصص، أو النقر على زر عشوائي ليقوم النظام باختيار لون تلقائي.
ثالثاً: أنواع الوسوم
عند إنشاء وسم جديد، يحدد حقل النوع في أي وحدة من وحدات المنصة سيظهر هذا الوسم ويكون متاحاً للاستخدام. فكل نوع هو في جوهره مجلد يجمع الوسوم المرتبطة بوحدة معينة.
إرشادات تشغيلية هامة
- الترميز اللوني: احرص على توحيد دلالات الألوان داخل فريقك (مثلاً: اللون الأحمر للشكاوى العاجلة، الأخضر للطلبات المكتملة، الأصفر للمتابعات قيد الانتظار) لضمان الفهم البصري السريع لجميع الموظفين.
- تجنب تكرار الوسوم: قبل إنشاء وسم جديد، تأكد من عدم وجود وسم مشابه يؤدي نفس الغرض لتجنب تشتت البيانات وضمان دقة التقارير والتصنيفات.
- التكامل مع الأتمتة: يمكنك استخدام وسوم المحادثات والعملاء كمشغلات أساسية في نظام الأتمتة؛ على سبيل المثال: عند إضافة وسم “دعم فني” للمحادثة، يقوم النظام تلقائياً بتحويلها إلى قسم الدعم التقني.