قبل أن تبدأ
- لديك صلاحية فتح البريد الوارد والمهام.
- لوحة ومسار جاهزان (أو طلبت من المشرف إعدادهما).
- تعرف من سيكون مسؤولاً عن المتابعة وتاريخاً تقريبياً للاستحقاق.
الخطوات
- من المحادثة في البريد الوارد، حوّل المتابعة إلى مهمة وفق من المحادثة إلى مهمة: اختر اللوحة والمسار والمرحلة، وأسند المسؤول إن لزم.
- أكمل ما يخص العميل في المحادثة (رد يوضح الخطوة التالية، أو حالة مناسبة مثل الانتظار/الحل) دون الاعتماد على نص الرسالة وحده كسجل عمل.
- افتح المهام (
/tasks) واعرض المسار المناسب — كانبان غالباً أسرع لرؤية المرحلة. - حدّث البطاقة عند الحاجة: عنوان واضح، أولوية، تاريخ الاستحقاق، وملاحظات داخل التفاصيل.
- اسحب البطاقة بين المراحل كلما تقدّم العمل (مثلاً من جديد → قيد التنفيذ → مراجعة).
- عند انتهاء العمل: علّم المهمة مكتملة على البطاقة. لا تفترض أن وضعها في مرحلة اسمها «مكتملة» يكفي وحده — الإكمال علم منفصل عن المرحلة.
وسائط مطلوبة: تسلسل من ثلاث لقطات: إجراء التحويل من المحادثة → بطاقة في كانبان → بطاقة بتفاصيل وإكمال مفعّل.
المسار المقترح:
فيديو (مستحسن): 40 ثانية من التحويل حتى تعليم الإكمال.
المسار المقترح:
/images/help/tasks/routine-inbox-to-done.webpفيديو (مستحسن): 40 ثانية من التحويل حتى تعليم الإكمال.
بعد الانتهاء
- راجع أن المسؤول وتاريخ الاستحقاق ما زالا صحيحين إن بقيت مهمة مفتوحة لزميل.
- إن ارتبطت المهمة بعميل، يمكن متابعة ظهورها من تبويب المهام في ملف جهة الاتصال.